Nếu bạn muốn có được một bản in hoàn hảo cho văn bản của mình thì chắc chắc chắn không thể bỏ qua các bước định dạng văn bản như giãn cách dòng, chọn cỡ chữ và đặc biệt là căn lề in ấn sao cho đúng tiêu chuẩn nhất. Trong bài viết này, Gitiho sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập trang in đúng chuẩn để cho ra những bản in đẹp mắt và chuyên nghiệp.
Nâng cao kỹ năng soạn thảo và tạo ra các bản tài liệu độc đáo, tham khảo Khóa học Tuyệt đỉnh Microsoft Word - Chuyên gia soạn thảo văn bản của Gitiho bạn nhé!
Tiêu chuẩn căn lề in ấn trong thiết lập trang in
Đổi đơn vị đo từ inch sang cm
Để thuận tiện cho việc thiết lập trang in văn bản, bạn nên đổi đơn vị đo từ inch sang cm. Cách làm như sau:
Vào thẻ File > Options > Advanced
Kéo xuống mục Display, tại ô Show measurements in units of, chọn Centimeters
Nhấp chọn OK.
Vậy là đơn vị tính cho các định dạng đã được đổi từ inch sang cm, thuận tiện cho việc định dạng văn bản và thiết lập trang in hơn rất nhiều rồi đó!
Lựa chọn khổ giấy chuẩn
Tùy theo mục đích in ấn, chúng ta sẽ sử dụng các khổ giấy khác nhau. Tuy nhiên, thông thường chúng ta sẽ in dưới khổ giấy A4. Vì vậy, cần thiết lập trang in về đúng khổ giấy A4 để việc thiết lập trang in được chính xác hơn. Để thiết lập trang in là khổ A4, chúng ta làm theo các bước sau:
Vào thẻ Layout (hoặc Page Layout đối với các phiên bản Word cũ)
Ở nhóm Page Setup, chọn Size, sau đó chọn kích cỡ A4 (21cm x 29.7 cm)
Vậy là đã thiết lập được trang in về khổ giấy A4 rồi đó!
Xem thêm: Hướng dẫn cách quản lý thẻ Page và Margin trong hộp thoại Page Setup
Căn lề in ấn cho văn bản
Để bản in nhìn chuyên nghiệp và đẹp mắt nhất, đặc biệt là khi cần đóng quyển, thì không thể nào bỏ qua bước căn lề in ấn cho văn bản. Bước thiết lập trang in này sẽ giúp cho các lề văn bản được giãn cách hợp lý, có khoảng trống để rập gáy, đóng quyển, tránh tình trạng phần rập gáy bị chèn vào phần chữ và làm mất chữ. Để căn lề in ấn cho văn bản, ta làm theo các bước sau:
Vào thẻ Layout (Hoặc Page Layout)
Ở nhóm Page Setup, chọn Margins > Custom Margins
Tại hộp thoại Page Setup, ta sẽ nhập các thông số của ô Top, Bottom, Left, Right lần lượt ứng với các lề trên, dưới, trái, phải theo đúng tiêu chuẩn như sau:
- Top: 2cm
- Bottom: 2cm
- Left: 3cm (Lề trái được căn rộng nhất để chừa khoảng trống cho việc đóng quyển)
- Right: 1,5cm
- Chọn Apply to: Whole Documents (Áp dụng cho toàn bộ trang văn bản)
Lưu ý: Nếu bạn muốn tất cả những văn bản Word sau đều được thiết lập trang in với lề tiêu chuẩn này, hãy nhấp chọn Set as default. Sau khi nhấp chọn sẽ xuất hiện bảng hỏi Yes hoặc No, chọn Yes.
Vậy là văn bản của bạn đã được thiết lập trang in theo đúng tiêu chuẩn rồi đó! Tuy nhiên, để văn bản thêm đẹp mắt, chúng ta cần định dạng lại văn bản như cỡ chữ, giãn cách dòng....
Tổng kết
Như vậy trong bài viết trên, Gitiho đã hướng dẫn bạn cách thiết lập trang in đúng chuẩn trong Microsoft Word để có được những bản in đẹp mắt và chuyên nghiệp nhất. Đừng quên theo dõi blog tin học văn phòng của Gitiho để cập nhật những kiến thức mới nhất từ Gitiho nhé.
Chúc bạn áp dụng thành công!
