Nếu bạn là một chuyên gia kỹ thuật và thấy mình ngày càng quan tâm đến việc xem xét các dự án từ đầu đến cuối, thì IT Project Manager hay Quản lý dự án có thể là công việc dành cho bạn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi những câu hỏi phỏng vấn IT Project Manager thường gặp và những khó khăn có thể gặp phải với tư cách là người quản lý dự án.
» Tìm hiểu: Phỏng vấn ReactJS
IT Project Manager là gì?
1. IT Project Manager là gì?
Project Manager (PM) là người phụ trách các dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc, đảm bảo công việc được thực hiện một cách hiệu quả và làm hài lòng các bên liên quan.
Các dự án tiêu biểu có thể kể đến như:
- Phát triển phần mềm
- Phát triển ứng dụng di động
- Phát triển web
- Cài đặt phần cứng
- Quản lý cơ sở hạ tầng
- Nâng cấp mạng
- Triển khai giải pháp điện toán đám mây
- Triển khai các giải pháp quản lý và phân tích dữ liệu
2. Công việc của IT Project Manager là gì?
Đối với mỗi dự án kể trên, Project Manager sẽ tham gia vào 4 giai đoạn sau:
- Giai đoạn 1 - Lập kế hoạch
Mỗi dự án đều hình thành nên từ một ý tưởng. Do đó, công việc của người quản lý dự án là làm việc với các bên liên quan nội bộ và khách hàng bên ngoài để xác định ý tưởng đó và tạo ra một quy trình để biến nó thành hiện thực.
Giai đoạn này bao gồm việc xác định kỳ vọng của khách hàng, phát triển kế hoạch dự án chi tiết, xác định phạm vi thời gian của dự án (timeline) và phân công các thành viên trong nhóm cho các nhiệm vụ cụ thể.
- Giai đoạn 2 - Thực hiện
Trong quá trình thực hiện, toàn bộ nhóm do người quản lý dự án dẫn đầu sẽ làm việc theo các nhiệm vụ được đặt ra trong giai đoạn lập kế hoạch, với mục tiêu cuối cùng là tạo ra các sản phẩm có khả năng đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi của khách hàng.
- Giai đoạn 3 - Giám sát
IT Project Manager chịu trách nhiệm theo dõi và kiểm soát công việc về thời gian, chi phí, phạm vi, chất lượng, rủi ro và các yếu tố khác của dự án.
Người quản lý dự án phải luôn biết dự án đang tiến triển như thế nào thông qua bảng timeline được thiết lập ở giai đoạn 1.
Người quản lý dự án cũng là người đầu tiên mà khách hàng và các thành viên trong nhóm tìm đến khi có sự cố xảy ra. Vì vậy, nhiệm vụ lớn nhất của công việc này là dự đoán các trục trặc tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra. Khả năng thích ứng và giải quyết vấn đề chính là “con át chủ bài” giúp Project Manager giữ quyền kiểm soát trong một dự án.
Quản lý ngân sách là một nhiệm vụ chính khác của người quản lý dự án. Họ phải đảm bảo rằng dự án được thực hiện mà không chi tiêu quá mức ngân sách mà khách hàng bỏ ra. Một nhà quản lý dự án giỏi bắt buộc phải thành thạo nghệ thuật quản lý chi phí hiệu quả. Hơn hết, IT Project Manager phải đảm bảo minh bạch về tài chính ngay từ đầu để khách hàng nắm được số tiền mà team của bạn đã tiêu là bao nhiêu và nó có thực sự xứng đáng với kết quả mà team của bạn tạo ra cho họ hay không.
- Giai đoạn 4 - Kết thúc
Giai đoạn này đảm bảo tất cả các công việc đã được hoàn thành và được khách hàng phê duyệt. Lúc này quyền sở hữu được chuyển từ nhóm dự án sang phía khách hàng.
Sau khi một dự án kết thúc, IT Project Manager chịu trách nhiệm đánh giá hiệu quả của toàn bộ dự án và hiệu quả của từng thành viên trong team. Với dữ liệu mà họ đã theo dõi và thu thập được trong suốt quá trình thực hiện, họ có thể chỉ ra những thiếu sót và lên kế hoạch tìm cách khắc phục các sự cố tương tự trong tương lai. Đây cũng là cơ hội để khen thưởng các thành viên có đóng góp xuất sắc trong dự án.
3. Yêu cầu đối với vị trí IT Project Manager
Các vị trí quản lý dự án trong ngành IT thường yêu cầu ứng viên phải đáp ứng đủ 2 tiêu chí gồm: kỹ năng mềm và chuyên môn kỹ thuật.
- Yêu cầu về chuyên môn
Để được xem xét cho vị trí IT Project Manager, ít nhất ứng viên phải có bằng cử nhân về khoa học máy tính, CNTT hoặc lĩnh vực liên quan. Mặc dù một số doanh nghiệp có thể chấp nhận ứng viên có bằng liên kết hoặc kinh nghiệm tương đương, nhưng bằng cử nhân vẫn thường được ưu tiên hơn.
Nếu bạn có thêm bằng cử nhân về quản lý kinh doanh hoặc chứng chỉ quản lý dự án chuyên nghiệp thì càng tuyệt vời hơn nữa.
- Yêu cầu về kỹ năng
Mặc dù nền tảng kỹ thuật vững chắc là cần thiết, nhưng để làm việc với cương vị là một người quản lý thì nhà tuyển dụng cần một ứng viên đáp ứng được cả các kỹ năng mềm sau:
- Kỹ năng giao tiếp & lãnh đạo;
- Kỹ năng phân tích & giải quyết vấn đề;
- Quen thuộc với một hoặc nhiều phương pháp quản lý dự án;
- Kỹ năng tổ chức & quản lý thời gian,...
» Tham khảo: Quy trình phỏng vấn IT
Những câu hỏi phỏng vấn Project Manager thường gặp
1. Theo bạn, kỹ năng nào là cần thiết để trở thành một Project Manager?
Với câu hỏi này, bạn hãy chia câu trả lời thành 2 vế: Đầu tiên hãy liệt kê ra một vài kỹ năng mà bạn cho là cần thiết, sau đó tới vế thứ hai thì tập trung phân tích xem đâu mới là kỹ năng quan trọng nhất.
Tuy nhiên, khi phân tích vế thứ hai, hãy liên hệ với một tình huống thực tế mà bạn đã trải qua trong các vai trò trước đây. Điều này vừa làm nổi bật kỹ năng, vừa tăng thêm tính chân thực cho câu trả lời của bạn.
2. Khi nhận được một project mới, bạn sẽ làm những gì?
Đây là câu hỏi vô cùng phổ biến trong các cuộc phỏng vấn IT Project Manager. Thông qua câu trả lời, nhà tuyển dụng có thể đưa ra đánh giá khách quan về khả năng sắp xếp và tổ chức công việc của bạn. Họ muốn biết bạn sẽ lên kế hoạch và phân chia nhiệm vụ cho bản thân cũng như các thành viên còn lại trong team như thế nào.
Nếu trình bày chi tiết từ A đến Z về kế hoạch thực hiện dự án thì sẽ tốn rất nhiều thời gian. Vì vậy, trước khi đưa ra câu trả lời, hãy hỏi lại người phỏng vấn xem họ muốn bạn trả lời ngắn gọn hay súc tích đã nhé. Thông thường thì nhà tuyển dụng chỉ yêu cầu ứng viên mô tả một cách bao quát và ngắn gọn là được, tránh làm mất thời gian của cả đôi bên.
3. Bạn xử lý thế nào khi xảy ra xung đột trong quá trình thực hiện dự án?
Trên thực tế, không có bất kỳ dự án nào diễn ra suôn sẻ từ đầu tới cuối mà không xảy ra tranh cãi hay xung đột. Bởi phải có tranh cãi thì mọi người mới có thể hiểu nhau hơn và cùng đạt được mục tiêu chung. Tranh cãi ở đây có thể xảy ra giữa chính các thành viên trong team, giữa team của bạn với khách hàng và các bên liên quan, hay thậm chí là giữa bạn với các thành viên còn lại trong nhóm.
Câu trả lời hoàn hảo nhất mà nhà tuyển dụng muốn nghe khi hỏi câu hỏi này đó là một tình huống xung đột thực tế bạn gặp phải, kèm theo đó là cách bạn giải quyết vấn đề và lý do vì sao bạn đưa ra cách giải quyết đó.
2.4. Khi phải xử lý cùng lúc nhiều nhiệm vụ khẩn cấp, bạn thường dựa theo tiêu chí nào để chọn ra nhiệm vụ cần được ưu tiên?
Một khi đã trở thành Project Manager thì khối lượng công việc cần bạn phải xử lý là rất nhiều, từ việc điều phối và giám sát các thành viên trong team đến việc đàm phán và làm hài lòng khách hàng. Nếu bạn không thể giải quyết công việc xong ngay trong ngày hôm nay thì lượng việc tồn dư sẽ lại chuyển sang ngày hôm sau, và cứ thế sẽ làm chậm tiến độ của cả một dự án. Do đó, nếu ngay cả yêu cầu cơ bản là sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên mà bạn cũng không làm được thì rất tiếc Project Manager không phải vị trí thực sự phù hợp với bạn.
Để trả lời câu hỏi này, tốt nhất là bạn nên đưa ra một case study cụ thể và phân tích rõ mức độ ảnh hưởng của từng nhiệm vụ tới toàn bộ dự án.
5. Bạn thuộc phong cách lãnh đạo nào?
Để dẫn dắt một dự án đi tới thành công thì IT Project Manager bắt buộc phải có bí quyết lãnh đạo và giao tiếp hiệu quả. Bởi phong cách lãnh đạo của người quản lý sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới cảm hứng và hiệu suất làm việc của các nhân viên dưới trướng.
Một vài phong cách lãnh đạo thường thấy có thể kể đến như:
- Phong cách lãnh đạo độc đoán/chuyên quyền: Trong phong cách lãnh đạo này, nhân viên chỉ có nhiệm vụ tuân thủ theo quyết định được đưa ra bởi người quản lý, chứ không có quyền đóng góp ý kiến.
- Phong cách lãnh đạo dân chủ: Đây được xem là một trong những phong cách lãnh đạo mang lại hiệu quả lớn nhất cho toàn bộ tổ chức. Người lãnh đạo sẽ xem xét ý kiến và thu thập phản hồi của các thành viên rồi mới đưa ra quyết định.
- Phong cách lãnh đạo tốc độ: Trong phong cách lãnh đạo này, nhà lãnh đạo luôn đặt ra tiêu chuẩn sau phải cao hơn tiêu chuẩn trước, và yêu cầu nhân viên phải tự mình chịu trách nhiệm về việc hoàn thành mục tiêu.
- Phong cách lãnh đạo hỗ trợ: Trong phong cách lãnh đạo này, người lãnh đạo sẽ trực tiếp hỗ trợ cấp dưới của mình cho đến khi người này có khả năng làm việc một mình.
- Phong cách lãnh đạo tự do: Trong phong cách lãnh đạo này, người lãnh đạo thường rất ít, thậm chí là không đưa ra hướng dẫn cho cấp dưới mà để họ tự đưa ra quyết định.
6. Bạn dựa vào đâu để đánh giá kết quả thực hiện dự án?
Tùy theo tính chất của từng dự án mà doanh nghiệp sẽ có cách đánh giá khác nhau, chứ không hoàn toàn chỉ dựa vào 2 tiêu chí cơ bản là thời gian và ngân sách. Do đó, với câu hỏi này, nhà tuyển dụng chỉ muốn kiểm tra khả năng tự đánh giá của bạn mà thôi.
Trong câu trả lời, bạn có thể đề cập tới một vài tiêu chí khác cũng quan trọng không kém như: mức độ hài lòng của khách hàng, số lượng và chất lượng của các mục tiêu đã hoàn thành,...
Những khó khăn của Project Manager
Đến bây giờ vẫn có không ít người nghĩ rằng Project Manager là 1 nghề “việc nhẹ lương cao”, không những có quyền lực mà lại còn không hại não như Developer, Tester hay Business Analyst. Nhưng trên thực tế thì Project Manager phải trải qua rất nhiều khó khăn, chẳng hạn như:
1. Áp lực từ nhiều phía
Bạn phải biết rằng toàn bộ trách nhiệm cho sự thành công của dự án sẽ đổ lên vai bạn. Bạn sẽ phải chịu trách nhiệm về bất kỳ sai lầm nào mà nhóm của bạn mắc phải hoặc khiếu nại của khách hàng.
2. Khó khăn khi tìm tiếng nói chung
Các dự án CNTT độc đáo ở chỗ chúng thường quy tụ những nhóm người chưa từng làm việc cùng nhau trước đây. Ngoài ra, các thành viên trong team IT có một đặc điểm là họ đều có trình độ chuyên môn kỹ thuật cao, nhưng lại không có khả năng diễn giải kiến thức kỹ thuật đó thành ngôn ngữ đơn giản mà những người không chuyên về CNTT như khách hàng có thể hiểu được.
Và người làm nhiệm vụ “phiên dịch” không ai khác chính là Project Manager.
3. Sự thay đổi đột ngột
Các dự án CNTT thường đi kèm với một loạt các thách thức phức tạp. Ngay cả những dự án nhìn thì có vẻ đơn giản, dễ hiểu cũng có xu hướng trở nên phức tạp hơn bởi các yếu tố như:
- Thay đổi từ phía khách hàng. Đó có thể là thay đổi về mục tiêu hoặc thay đổi về mức ngân sách.
- Sự xung đột không lường trước được giữa phần cứng, phần mềm, mạng và dữ liệu
- Các bản cập nhật và tiến bộ công nghệ xảy ra ở giai đoạn giữa của dự án
- Thay đổi cơ sở hạ tầng ảnh hưởng đến quản lý và bảo mật dữ liệu,...
Nghề này liên tục thay đổi và đối mặt với những nhu cầu mới. Nếu bạn là kiểu người thích sự đa dạng thì đây là loại nghề nghiệp mà bạn sẽ không bao giờ cảm thấy nhàm chán. Bạn hoàn toàn có thể thay đổi loại dự án bạn đang thực hiện, ngành bạn đang tham gia, hay thậm chí cả các quy trình và công cụ để giảm bớt khối lượng công việc.
IT Project Manager là một trong những công việc phức tạp nhất hiện nay, nhưng những lợi ích mà nó đem lại là điều mà chúng ta không thể phủ nhận được. Trên đây là tóm tắt một số thông tin liên quan đến công việc IT Project Manager và 6 câu hỏi phỏng vấn IT Project Manager phổ biến nhất mà bạn nhất định phải đọc ít nhất một lần trước khi tham gia phỏng vấn. Chúng tôi chúc tất cả các bạn sớm tìm được công việc mà mình hằng mong ước.
