Khi nhắc tới nhân viên văn phòng, nhiều người nghĩ tới công việc “an nhàn” bên các chồng giấy tờ và máy in, hoặc đó là các công việc kế toán, thư ký ..vv Nhưng thực tế công việc của nhân viên văn phòng không đơn giản và thoải mái như chúng ta tưởng. Vậy văn phòng là gì? Công việc của nhân viên văn phòng gồm những việc gì ? hãy cùng Maison Office tìm hiểu cụ thể về vấn đề này.
1. Văn phòng là gì?
Văn phòng là không gian làm việc nơi các nhân viên thực hiện các nhiệm vụ hành chính, quản lý và kinh doanh của tổ chức. Đây là nơi diễn ra các hoạt động như tiếp nhận và xử lý thông tin, lập kế hoạch và quản lý công việc hàng ngày. Văn phòng thường được trang bị bàn làm việc, máy tính, điện thoại và các thiết bị văn phòng khác để hỗ trợ công việc.
Theo Wikipedia văn phòng được định nghĩa như sau:
Văn phòng hay công sở là tên gọi chỉ chung về một phòng hoặc khu vực làm việc khác trong đó mọi người làm việc hay là những tòa nhà được thiết kế, bố trí để sử dụng hoặc cho thuê đối với những cá nhân, tổ chức thực hiện các hoạt động văn phòng (liên quan đến giấy tờ, sổ sách, máy vi tính….),
Văn phòng cũng có thể biểu thị một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó (Văn phòng Sở, hay văn phòng được đặt trong các cơ quan, tổ chức, công ty và thường có các chức danh Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng…).
Văn phòng có thể được hiểu đơn giản là nơi để làm việc của doanh nghiệp, tổ chức hay một nhóm cá nhân.
Trong tiếng Anh, khi được sử dụng như một tính từ, thuật ngữ “văn phòng” có thể chỉ các hoạt động liên quan đến việc kinh doanh, với nhiều từ liên quan như văn phòng phẩm, cửa hàng văn phòng phẩm (Quầy văn phòng phẩm).
Về mặt pháp lý, văn phòng có thể là tên giao dịch của một tổ chức có tư cách pháp nhân như các văn phòng luật sư, văn phòng công chứng hoặc là một bộ phận của công ty, doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh như văn phòng đại diện, văn phòng thương mại, trung tâm xúc tiến thương mại.
Tương tự đó. Tòa nhà văn phòng là những tòa nhà được xây dựng với chức năng chuyên là nơi để làm việc thay vì để ở như các loại hình tòa nhà chung cư, căn hộ khác.
2. Tầm quan trọng của văn phòng với doanh nghiệp
Văn phòng đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp, nổi bật trong số đó là:
Là trung tâm hoạt động
Văn phòng là nơi tập trung các hoạt động quan trọng của doanh nghiệp như quản lý, lập kế hoạch, tài chính, nhân sự, marketing và hỗ trợ khách hàng. Đồng thời, văn phòng cũng là nơi mà các quyết định chiến lược được thực hiện.
Nó cung cấp không gian và cơ sở hạ tầng để các bộ phận trong công ty làm việc cùng nhau, tương tác và phối hợp công việc.
Giao tiếp và liên lạc:
Văn phòng là nơi giao tiếp và liên lạc hàng ngày trong doanh nghiệp. Nhân viên có thể trao đổi thông tin, ý tưởng, tài liệu và tương tác với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác.
Văn phòng cung cấp cơ sở hạ tầng công nghệ và các công cụ cần thiết để thực hiện các hoạt động liên lạc như điện thoại, email, hội nghị trực tuyến và hệ thống mạng.
Tạo sự đoàn kết và tăng khả năng làm việc nhóm:
Văn phòng cung cấp một môi trường làm việc chung cho nhân viên. Nó tạo điều kiện cho các nhóm làm việc cùng nhau, trao đổi ý kiến, hỗ trợ lẫn nhau và đạt được mục tiêu chung.
Văn phòng cũng tạo ra một không gian văn hóa công ty và khung cảnh để phát triển lòng đoàn kết trong tổ chức.
Xây dựng hình ảnh công ty chuyên nghiệp:
Văn phòng được thiết kế và trang trí sao cho phù hợp với hình ảnh và giá trị của công ty. Nó tạo ra một ấn tượng chuyên nghiệp đối với khách hàng, đối tác và nhân viên.
Một văn phòng đẹp và hiện đại có thể tăng cường lòng tin và sự tín nhiệm đối với doanh nghiệp.
Tập trung và hiệu suất làm việc:
Văn phòng cung cấp một môi trường làm việc tách biệt, giúp tập trung vào công việc và nâng cao hiệu suất làm việc.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện cho các hoạt động kinh doanh, giao tiếp, làm việc nhóm và định hình hình ảnh công ty. Hỗ trợ sự chuyên nghiệp, tăng cường hiệu suất làm việc và đóng góp vào sự thành công và phát triển của doanh nghiệp.
3. Những kỹ năng cần có của nhân viên văn phòng
Để có thể trở thành một nhân viên văn phòng xuất sắc, bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng cơ bản sau vì chúng sẽ làm tăng năng suất và hiệu quả công việc.
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
Trong môi trường doanh nghiệp, bất kể bạn đang ở vị trí nào, bạn sẽ phải tiếp xúc với rất nhiều đối tượng khác nhau: đồng nghiệp, sếp, đối tác,…Chính vì thế, việc rèn luyện kỹ năng giao tiếp tốt là nền tảng vô cùng quan trọng nơi công sở.
Để có thể giao tiếp hiệu quả, đòi hỏi bạn cần có sự đầu tư và quá trình luyện tập mỗi ngày đến khi bạn có thể khéo léo giao tiếp và truyền đạt ý muốn của mình đến mọi người.
Kỹ năng tư duy phản biện
Ngày nay, tư duy phản biện là một kỹ năng sống được đề cao trong môi trường doanh nghiệp cũng như trong việc phát triển kỹ năng tư duy, đàm phán, phân tích vấn đề. Những cá nhân có kỹ năng tư duy phản biện thường có quan điểm cá nhân nổi trội và được đánh giá cao giữa tập thể.
Thật vậy, không phải lúc nào ý kiến của cấp trên cũng hoàn toàn đúng, do đó bạn cần có tư duy phản biện để có thể đưa ra ý kiến trong những buổi họp quan trọng.
Kỹ năng vi tính
Đối với nhân viên văn phòng, kỹ năng vi tính đóng vai trò rất quan trọng trong công việc. Bạn cần có những kiến thức về Microsoft Excel hoặc Google Sheets để nhập dữ liệu và thông tin văn thư khác nhau.
Bên cạnh đó, Microsoft Word hoặc Google Docs cũng có thể cần thiết cho quản trị viên vì họ có thể cần viết báo cáo, soạn thảo các ghi chú quan trọng và ghi biên bản cuộc họp. Do đó, kỹ năng vi tính là điều kiện tất yếu cần phải trang bị của một nhân viên văn phòng.
Kỹ năng hoạch định và lập kế hoạch
Để một văn phòng hoặc công ty hoạt động tốt nhất, nhân viên văn phòng phải chịu trách nhiệm lập kế hoạch và lập kế hoạch chiến lược. Bạn cần có kỹ năng hoạch định và lập kế hoạch để lên lịch các cuộc họp, sự kiện và cuộc hẹn với khách hàng cho người giám sát của họ và thường là cho toàn bộ văn phòng.
Điều này đòi hỏi kỹ năng lập kế hoạch chiến lược xuất sắc để đảm bảo lịch trình phù hợp và không ảnh hưởng đến công việc của những người tham gia theo lịch trình.
Kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng mà bất cứ nhân viên văn phòng nào cũng cần trang bị. Nhân viên có kỹ năng quản lý thời gian tốt thương có hiệu suất làm việc hiệu quả hơn.
Càng ở vị trí cao, bạn càng cần có kỹ năng quản lý thời gian để giải quyết khối lượng công việc. Khi bạn đã có thể phân bổ và sắp xếp thời gian hợp lý, chắc chắn năng suất làm việc củ bạn sẽ cao hơn và bạn cũng có thể cân bằng được công việc và cuộc sống cá nhân.
Tham khảo ngay một số kỹ năng quan trọng:
- Kỹ năng lãnh đạo
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng lắng nghe
- Kỹ năng ra quyết định
- Kỹ năng quản lý thời gian
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Kỹ năng lập kế hoạch
- Kỹ năng đàm phán
- Kỹ năng thuyết phục
- Kỹ năng kiểm soát cảm xúc
- Kỹ năng thuyết trình
4. Các loại hình văn phòng
Tùy theo chức năng mà có thể phân chia văn phòng thành nhiều nhóm khác nhau. Để thuận tiện cho việc theo dõi chúng tôi chia thành 2 loại hình văn phòng. Văn phòng theo chức năng và và phòng làm việc.
Văn phòng chức năng
Theo quan niệm Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng đảng ủy, văn phòng nhà đất vv…)
Đặc điểm chung đây thường là các đơn vị trực thuộc cơ quan nhà nước, tùy theo mức thẩm quyền mà thừa hành và xử lý các công việc khác nhau từ tầm vi mô đến vĩ mô.
Văn phòng làm việc
Văn phòng làm việc có thể được đặt tại các tòa nhà chuyên nghiệp hoặc đơn giản đó chỉ là một căn hộ, 1 gian phòng được thiết kế để làm việc. Nếu bạn làm việc tại các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp đó có thể còn nằm trong các loại hình văn phòng sau đây:
Văn phòng ảo
Văn phòng ảo là loại hình văn phòng chỉ dùng địa chỉ để đăng ký thành lập doanh nghiệp. Văn phòng ảo có thể tiếp nhận bưu kiện, văn bản; đôi khi có teher tiếp khách, tổ chức sự kiện, hội họp hay hỗ trợ khách hàng. Loại hình văn phòng ảo thường không yêu cầu diện tích lớn, vì vậy tiết kiện được chi phí phát sinh. Văn phòng ảo là lựa chọn cho cá nhân kinh doanh nhỏ.
> Tham khảo văn phòng ảo Hà Nội, văn phòng ảo tại TP.HCM
Văn phòng làm việc truyền thống
Là loại hình văn phòng phổ biến. Văn phòng truyền thống mang tính ổn định và lâu dài. Loại hình văn phòng này, doanh nghiệp có thể tự do trang trí, sinh hoạt cũng như phát triển theo ý thích.
Văn phòng truyền thống đảm bảo sự riêng tư cũng như yên tĩnh cho nhân viên. Tuy nhiên sẽ phát sinh thêm các chi phí khác như phí dịch vụ, tiền điện nước, sửa chữa, …
Xem ngay 25 tiêu chí đánh giá văn phòng cho thuê để có thêm kiến thức về đánh giá văn phòng làm việc. Danh sách tòa nhà cho thuê văn phòng TP.HCM
Văn phòng chia sẻ
Văn phòng chia sẻ là nơi làm việc của 1 hoặc nhiều công ty khác nhau. Văn phòng chia sẻ phù hợp với các công ty nhỏ. Loại hình văn phòng này giải quyết bài toán chi phí cho doanh nghiệp, nhưng vẫn mang đến sự tin tưởng của khách hàng cũng như đối tác.
> Tham khảo: Văn phòng chia sẻ tại TP.HCM, Văn phòng chia sẻ tại Hà Nội
5. Nhân viên văn phòng là gì?
Nhân viên văn phòng được coi là “bảo mẫu” của công ty. Nhân viên văn phòng là bộ phận gần như không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào. Vậy nhân viên văn phòng làm gì? Nhân viên văn phòng làm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính như: Công tác lễ tân, sắp xếp lịch làm việc, lịch họp cũng như trang bị cơ sở vật chất cho công ty khi có nhu cầu.
Ngoài ra nhân viên văn phòng còn chăm sóc sức khỏe cho nhân viên cũng như nhu cầu khác của các phòng ban trong công ty.
Tìm hiểu thêm các chức vụ trong công ty:
- Thư ký văn phòng
- Hành chính văn phòng
- Lễ tân văn phòng
- Admin văn phòng
6. Danh sách công việc các nhóm nhân viên văn phòng
Nhân viên văn phòng là gì? Danh sách nhóm công việc của nhân viên văn phòng bao gồm:
Lễ tân văn phòng
- Trả lời điện thoại từ khách hàng
- Đón khách thay ban giám đốc
- Xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến bộ phận chức năng
- Hỗ trợ các cuộc họp của công ty
- Tổ chức thực hiện hội thảo, hội họp, lớp học của công ty (nếu có)
Công tác văn thư
- Tiếp nhận công văn, văn bản gửi đến công ty, phân loại và gửi đến bộ phận chức năng.
- Xử lý công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài
- Tiếp nhận, bảo quản và lưu trữ công văn, hợp đồng, tài liệu liên quan trên hệ thống công ty.
- Chấm công cho nhân viên công ty ( xin đến muộn, về sớm, nghỉ phép).
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp
- Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên
- Thu xếp in ấn, photocopy khi cần thiết
Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị
- Theo dõi và quản lý trang thiết bị, tài sản công ty cũng như đặt mua khi cần thiết.
- Mua sắm văn phòng phẩm và đồ dùng theo nhu cầu của nhân viên.
- Quản lý văn phòng phẩm như sách, báo, tạp chí theo nhu cầu của công ty
> Top các đại lý văn phòng phẩm giá tốt tại Hà Nội; Top 10 loại máy in trong văn phòng
Hỗ trợ dự án
- Tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý
- Hỗ trợ quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo
- Hỗ trợ làm hồ sơ cho dự án của công ty
*** Trên đây là nhóm công việc của nhân viên phụ trách văn phòng và hành chính nhân sự. Trên thực tế tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà các vị trí, tên gọi của nhân viên văn phòng cũng vô cùng nhiều: kế toán, thư ký, IT, coder, developer, nhân viên kỹ thuật, sale, CEO hay manager ….
Nếu bạn đang tìm hiểu thông tin văn phòng để tìm kiếm việc làm văn phòng hay định hướng công việc. Chúng tôi khuyên bạn NÊN tìm kiếm theo 1 tiêu chí hay ngành nghề cụ thể. VD Kế toán, thiết kế, lập trình viên, thư ký vv.vv
Cuộc sống tại văn phòng luôn có nhiều “biến động” hãy chuẩn bị kiến thức cho mình với 10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
Maison Office - Tư vấn tìm thuê văn phòng tại Hà Nội và TP.HCM
