Quy trình quản lý nhân sự là gì? 9 bước triển khai quy trình nhân sự hiệu quả

Quy trình quản lý nhân sự là yếu tố vô cùng quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, bất kể quy mô và lĩnh vực hoạt động. Doanh nghiệp càng lớn thì quy trình quản lý nhân sự càng phải chặt chẽ để tối ưu hóa nguồn lực nhằm đạt mục tiêu kinh doanh. Vậy quy trình quản lý nhân sự là gì, làm thế nào để xây dựng quy trình này hiệu quả? Mời bạn đọc khám phá ngay trong bài viết dưới đây.

Tải miễn phí - Trọn bộ biểu mẫu quy trình quản lý nhân sự

1. Quy trình quản lý nhân sự là gì?

Quy trình quản lý nhân sự là CÁC CÔNG VIỆC KHAI THÁC, sử dụng, QUẢN LÝ nhân lực TRONG DOANH NGHIỆP. Quản lý nhân sự không chỉ đơn giản là tUYỂN NGƯỜI VÀ DÙNG NGƯỜI mà còn bao gồm rất nhiều các hoạt động khác. Mỗi loại hình DOANH NGHIỆP phù hợp với quy trình quản lý nhân sự khác nhau.

Về cơ bản, Quy trình quản lý nhân sự thường gồm các công việc sau:

• Hoạch định nguồn nhân lực.
• Tuyển dụng nhân tài.
• Gắn kết văn hóa doanh nghiệp.
• Xây dựng chế độ phúc lợi và đãi ngộ.
• Quản trị hiệu suất của nhân viên.
• Xây dựng chính sách lương thưởng.
• Xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển.
• Đánh giá, thăng chức, sa thải.
• Lập báo cáo nhân sự.
• Tái định hình cơ cấu nhân sự.

Để quản lý nhân sự hiệu quả, nhà quản lý bắt buộc phải xây dựng một quy trình quản lý nhân sự hợp lý từ khâu tuyển dụng, đào tạo, phát triển, gắn kết nhân viên với mục tiêu chung của doanh nghiệp.

2. Mục đích xây dựng quy trình quản lý nhân sự

• Giúp doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu kinh doanh: Quy trình quản lý nhân sự bài bản sẽ giúp doanh nghiệp sát sao hơn trong vấn đề kiểm soát hiệu suất và chất lượng làm việc của người lao động. Từ đó thúc đẩy nhân viên triển khai công việc hướng tới mục tiêu chung.
• Tiết kiệm chi phí cho các hoạt động quản lý nhân sự: Các hoạt động quan trọng liên quan đến nhân sự như tuyển dụng, đào tạo,… cần rất nhiều nguồn lực trong doanh nghiệp. Xây dựng hệ thống, quy trình quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp dự trù ngân sách và tận dụng nguồn lực một cách triệt để, hạn chế tình trạng nhân tài dứt áo ra đi.
• Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, tăng tính tương tác trong doanh nghiệp: Nhiệm vụ quan trọng nhất của người làm quản lý nhân sự đó là đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp trong việc phát triển và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Điều này không chỉ giúp cho nhân viên tập trung vào chuyên môn, thế mạnh của bản thân, có thêm động lực phát triển trong sự nghiệp, mà còn tạo được sự gắn kết chặt chẽ giữa lãnh đạo và nhân viên trong công ty.

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý nhân sự, bạn vui lòng để lại thông tin dưới đây, đội ngũ nhân viên MISA sẽ hỗ trợ và tư vấn cho bạn:

3. 9 Bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự

Quy trình quản lý nhân sự để chọn ra và duy trì nhân sự chất lượng thường trải qua 9 bước như sau:

Bước 1: Hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực là hoạt động xác định và quản lý nhu cầu tuyển dụng của công ty. Người tham gia vào quy trình quản ý nhân sự cần nâng cao kỹ năng và năng lực nội bộ, đảm bảo đội ngũ phát triển cùng một định hướng để đảm bảo kế hoạch kinh doanh, dự báo nhu cầu nhân sự và xu hướng trong tương lai.

Có rất nhiều mô hình và phương pháp để thực hiện điều này, điển hình là HRBP - Mô hình đối tác nhân sự, với mục tiêu đề cao vai trò của nhân sự trong bộ máy điều hành C-Level. Công ty có thể ứng dụng phần mềm vào để phân tích và quản lý nhân sự. Căn cứ vào tình hình thực tiễn mà bộ phận nhân sự cần cân bằng nhu cầu nhân sự trong thời gian ngắn hạn và dài hạn.

>>> Xem thêm: Top phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất

Bước 2: Tuyển dụng nhân tài

Con người chính là yếu tố quyết định sự tăng trưởng của đội ngũ. Vì vậy doanh nghiệp cần có đầu vào tuyển dụng chất lượng, với nhóm ứng viên có tố chất và tiềm năng phát triển phù hợp với định hướng của tổ chức. Về cơ bản, tuyển dụng chính là hoạt động thu hút ứng viên và tìm kiếm các ứng viên đủ tiêu chuẩn đến phỏng vấn.

Đây cũng là lúc bộ phận HR xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự, với mô tả công việc rõ ràng cho từng vị trí, kế hoạch mở rộng kênh tuyển dụng. Qua đó, HR sẽ nhận yêu cầu đến từ ban lãnh đạo, từng phòng ban, bộ phận nhỏ vận hành trong doanh nghiệp và triển khai tuyển dụng để đáp ứng.

Bước 3: Gắn kết văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố rất quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự nói riêng và cả tổ chức nói chung. Mỗi công ty đều có một hoặc một vài giá trị cốt lõi mong muốn nhân sự của mình có cùng định hướng. Từ đó, mỗi cá nhân sẽ trở thành một phần của doanh nghiệp, góp phần thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ chung.

Bộ phận nhân sự có nhiệm vụ hỗ trợ nhân viên mới hòa nhập với văn hóa doanh nghiệp, phong cách làm việc tại doanh nghiệp, để đảm bảo rằng nhân sự có thể hòa nhập và cảm thấy thoải mái. Đây chính là tiền để tạo sự gắn kết lâu dài, vì tiềm năng phát triển công việc sau này.

>>> Xem thêm: Top phần mềm quản lý chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay

Bước 4: Thiết lập phúc lợi & đãi ngộ phù hợp

Phúc lợi và đãi ngộ những yếu tố cơ bản để giữ chân người tài, do vậy doanh nghiệp cần đảm bảo các nhóm quyền lợi của nhân viên. Các lợi ích cơ bản thường gặp bao gồm:

• Thời gian làm việc đúng quy định và hợp lý
• Chế độ nghỉ phép, nghỉ ngơi đảm bảo sức khỏe người lao động
• Mức lương hợp lý, với chính sách tính lương thưởng rõ ràng
• Chế độ bảo hiểm xã hội tuân thủ quy định của nhà nước
• Thăm khám, chăm sóc sức khỏe định kỳ
• Du lịch, nghỉ mát hàng năm
• Quà tặng, khen thưởng thưởng theo thành tích cá nhân

Bước 5: Quản trị mục tiêu và hiệu suất

Để quản lý nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp bắt buộc phải đưa ra các mục tiêu chung tổng thể và mục tiêu riêng cho mỗi cá nhân hướng đến. Sau một thời gian nhất định cần đánh giá kết quả công việc và hiệu suất của nhân viên, xem họ thực hiện mục tiêu đến đâu. Những nhân viên hoàn thành xuất sắc nên có biện pháp khen thưởng, khích lệ phù hợp. Những nhân viên chưa đạt cần được quản lý theo dõi và đưa ra phương án cải thiện, hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.

Bước 6: Chế độ thưởng phạt rõ ràng

Để đảm bảo sự công bằng trong tổ chức và duy trì tinh thần làm việc tốt, doanh nghiệp cần xây dựng khung năng lực với từng vị trí, chế độ thưởng phạt rõ ràng, có tính định lượng cụ thể. Dựa vào đó các nhân viên, các phòng ban sẽ có động lực lao động, cống hiến, gắn bó lâu dài. Một chế độ tốt góp phần ổn định tình hình tổ chức và giúp tránh những tranh luận không đáng có khi nhân viên cạnh tranh với nhau.

>>> Xem thêm: Giá phần mềm nhân sự chi tiết nhất

Bước 7: Kế hoạch đào tạo và phát triển

Đây chính là bước xây dựng lộ trình thăng tiến cho từng vị trí, từng nhân viên. HR cần đảm bảo rằng nhân sự có đủ năng lực để đem hiệu quả tốt nhất, đồng thời công ty cũng sẵn sàng tạo điều kiện để nhân viên phát triển lên nấc thang cao hơn trong công việc. Các doanh nghiệp thực sự quan tâm tới sự phát triển của nhân viên sẽ có kế hoạch đào tạo cụ thể, gắn liền với thực tiễn.

Bước 8: Thực hiện báo cáo hiệu quả

Tại bước này phòng HR có trách nhiệm tổng kết dữ liệu, làm báo cáo quản lý nhân sự theo giai đoạn cho quản lý hoặc lãnh đạo. Đây chính là lúc doanh nghiệp có thể tối ưu các công cụ và giải pháp quản lý nhân sự đang áp dụng, để có sự thay đổi và cải tiến trong thời gian tiếp theo. Cấp lãnh đạo cũng sẽ nắm bắt được tình hình quản lý nhân sự tổng thể và điều chỉnh chiến lược nhân sự nếu cần thiết.

Bước 9: Tái định hình cơ cấu nhân sự

Dựa trên các dữ liệu tổng quan, cấp quản lý và ban lãnh đạo sẽ tiến hành tối ưu hiệu quả quản lý nhân sự. Doanh nghiệp sẽ quyết định giữ nguyên cơ cấu hoặc đưa ra chiến lược dài hạn thông minh hơn, ban hành thay đổi trong 8 bước trước đó nếu cần, để kịp thời đáp ứng môi trường kinh doanh biến động hàng ngày. Hoạt động này cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng HR với ban lãnh đạo, trong đó HR đóng vai trò như người hỗ trợ, người tham mưu.

Để tối ưu quy trình quản lý nhân sự, 17000+ doanh nghiệp tại Việt Nam đang sử dụng MISA AMIS HRM, tiêu biểu là IVY moda, Edison Schools, Trống Đồng Palace…

Đây là nền tảng tự động hóa mọi nghiệp vụ của phòng HR, giúp tiết giảm tới 50% thao tác thủ công. Tất cả các bước quản lý nhân sự phía trên đều được chuyển đổi số, mang đến trải nghiệm thuận tiện cho cả nhân viên, HR và cấp quản lý. Công tác quản lý nhân sự được triển khai chặt chẽ, có tính tương tác cao và tức thời giữa các cá nhân, các phòng ban.

Đăng ký trải nghiệm phần mềm quản lý nhân sự MISA AMIS HRM 14 ngày

Dùng ngay miễn phí

4. Kết luận

Hy vọng với những thông tin trên, độc giả đã hiểu rõ quy trình quản lý nhân sự là gì, mục đích cũng như các bước triển khai quy trình này. Hãy theo dõi blog của MISA AMIS HRM để khám phá thêm các kiến thức chuyên sâu về HR, cũng như tìm cách tối ưu từng bước trong quy trình quản lý nhân sự.