Tổ chức sự kiện là gì? Khái niệm và quy trình tổ chức sự kiện

Bạn đang muốn tìm hiểu sâu về tổ chức sự kiện nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Hay là bạn đang ấp ủ và muốn lên quy trình cho một sự kiện thật hoành tráng?

Đừng lo lắng! Bài viết này sẽ là kim chỉ nam dẫn dắt bạn từng bước tìm hiểu về tổ chức sự kiện một cách trọn vẹn với sự dẫn dắt của chuyên gia sự kiện. Á Châu Event sẽ giúp bạn:

• Nắm chắc kiến thức nền tảng về tổ chức sự kiện: Bài viết giúp bạn hiểu được khái niệm và cách thức sự kiện được vận hành và các yếu tố then chốt, không dùng thuật ngữ khó hiểu, hay quá đơn giản hóa.
• Hướng dẫn quy trình tổ chức sự kiện “chuẩn”: Theo quy trình làm việc của Á Châu Event một công ty sự kiện hàng đầu tại Việt Nam từ năm 2008. Phác họa bức tranh toàn cảnh về các bước triển khai sự kiện cho doanh nghiệp, làm rõ cách tạo ra sự khác biệt trong tổ chức sự kiện bằng cách nào.
• Những kiến thức, kinh nghiệm, trải nghiệm thực tế giúp bạn tổ chức sự kiện thành công: Bài viết không chỉ nặng về lý thuyết mà còn chia sẻ những mẹo hay, những điểm cần đặc biệt lưu ý trong quá trình tổ chức sự kiện thực tế do chính các chuyên gia tổ chức sự kiện của Á Châu Event đã đúc kết từ kinh nghiệm thực tế.

Bạn đã sẵn sàng khám phá thế giới về ngành tổ chức sự kiện, một lĩnh vực đang rất hot tại Việt Nam? Hãy cùng Á Châu tìm hiểu về ngành tổ chức sự kiện qua góc nhìn của một chuyên gia tổ chức sự kiện và nhà đào tạo tổ chức sự kiện Đào Duy Thiện Bảo với hơn 20 năm kinh nghiệm qua bài viết sau đây!

1. Khái niệm về sự kiện

Sự kiện là một hoạt động được lên kế hoạch hoặc một dịp được tổ chức cho cá nhân, hoặc một nhóm người để nhằm mục đích cụ thể. Ví dụ như: ăn mừng, kỷ niệm, giáo dục, tiếp thị hoặc giáo dục, hay là một khoảnh khắc nào đó diễn ra đối với cá nhân hoặc tập thể.

Có nhiều loại sự kiện khác như: giải trí, ra mắt, tiệc tùng, kỷ niệm, hội họp, triển lãm, cho đến ma chay, cưới hỏi, lễ trưởng thành, hội khóa.v.v.

3. Mục đích của tổ chức sự kiện

Mục đích của tổ chức sự kiện bao gồm các mục đích đem lại lợi ích về kinh tế, giải trí, thỏa mãn cảm xúc cho cá nhân hoặc cộng đồng như:

1. Giới thiệu quảng bá sản phẩm.
2. Tuyên truyền, vận động cho các hoạt động xã hội, cộng đồng, văn hóa.
3. Bán hàng, gia tăng doanh số.
4. Kỷ niệm doanh nghiệp.
5. Xây dựng mối quan hệ, mở rộng thị trường.
6. Chứng thực, nâng cao uy tín của doanh nghiệp.
7. Mục đích giải trí.
8. Thu thập dữ liệu.
9. Tuyển dụng nhân sự
10. Đào tạo và phát triển nhân viên.
11. Nâng cao nhận thức cộng đồng.
12. Tăng cường sự gắn kết trong nội bộ doanh nghiệp.

Ngoài ra tổ chức sự kiện còn có các mục đích khác như: chính trị, tôn giáo, thể thao, thương mại, từ thiện.v.v.

4. Vai trò của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực như kinh doanh, buôn bán, từ thiện, xã hội. Tổ chức sự kiện là hoạt động truyền thông không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị của doanh nghiệp cũng như các hoạt động tinh thần của cá nhân, hoạt động văn hóa, tín ngưỡng, tôn giáo.

5. Quy trình tổ chức sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện chia làm 3 giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn thực hiện, giai đoạn sau sự kiện trong đó có các bước đánh giá cấu trúc, xây dựng phương án, quản trị rủi ro, quản trị tài chính.

I. Giai đoạn chuẩn bị:

1. Xác định mục đích và yêu cầu:

Lấy brief, thông tin của doanh nghiệp cần xác định rõ 4 bộ thông tin sau:

• Thông tin tổng quan sự kiện: mục đích chính sự kiện, số lượng người tham dự (độ tuổi, giới tính, phong cách, chức vụ, công việc, tính cách), thời gian diễn ra sự kiện, địa điểm, ý nghĩa thông điệp của sự kiện cần truyền tải.
• Thông tin về sản phẩm: tên sản phẩm, công dụng dụng, giá thành, điểm nổi bật của sản phẩm, hình ảnh sản phẩm), điểm nổi bật của doanh nghiệp.
• Thông tin về sự kiện chi tiết: concept, chủ đề sự kiện, tính chất sự kiện (sang trọng, nghệ thuật, đẳng cấp, sôi động, sâu lắng hay thiên nhiên), bố cục chương trình (mở màn, phần hội, phần lễ, phần tiệc, phần giao lưu), yêu cầu về biểu đạt (dễ hiểu, sâu sắc hay ẩn dụ), loại hình tiệc (tiệc ngọt, finger food, set menu, buffet), demo một sự kiện khách hàng ấn tượng, có hoạt động bán hàng, chốt sale hay không, cảm xúc của khách hàng khi tham gia sự kiện, quà tặng, hình thức check in (QR code, nhận diện khuôn mặt hay phổ thông), phong cách mini game nếu có (hài hước, nhã nhặn, sôi động).
• Các yêu cầu khác: yêu cầu về quà tặng (BTC hay doanh nghiệp chuẩn bị), thiệp mời (online, offline, BTC, công ty event hay doanh nghiệp chuẩn bị), có cần book báo chí, truyền thông hay khách hàng tự chuẩn bị.

2. Lập kế hoạch:

• Lựa chọn thời gian diễn ra sự kiện.
• Lập ngân sách dự trù kinh phí cho sự kiện.
• Lên ý tưởng, nội dung, hồ sơ, proposal cho sự kiện.
• Kế hoạch tổ chức, triển khai tổng thể.
• Tiến độ tổng thể dự án.
• Kế hoạch triển khai hiện trường và các hoạt động cụ thể.
• Ý tưởng sáng tạo: ideas, creative, concept note, scenario, script.
• Nội dung văn học, kịch bản: kịch bản dạng viết, dạng mô tả (kèm hình ảnh minh họa), kịch bản hình ảnh 2D, 3D.
• Sản phẩm sáng tạo nghệ thuật: visual, âm nhạc, động tác múa, đội hình biểu diễn, sản phẩm thiết kế khác.
• Lập danh sách khách mời.
• Lập danh sách nhân sự: bao gồm nhân sự thực hiện chương trình, nhân sự hậu cần, nhân sự biểu diễn, nhân sự thuyết trình.
• Lập danh sách và xác định rõ các yếu tố rủi ro bao gồm 11 yếu tố rủi ro trong sự kiện: rủi ro về tài chính, phát sinh thừa & thiếu khách mời, lỗi sự cố kỹ thuật, quản lý an ninh trong sự kiện, thời tiết ngoài ý muốn, nguy cơ cháy nổ, an toàn vệ sinh thực phẩm, địa điểm (đường xá, tình trạng giao thông, chỗ gửi xe), thời gian diễn ra sự kiện (quá ngắn, quá dài), hành vi quá khích của khán giả, sự kiện có quá nhiều khách mời là trẻ em. Từ đó đưa ra giải pháp cụ thể để hạn chế rủi ro.
• Lập bảng danh sách timeline, check list tiến độ của dự án.
• Lên kịch bản timeline, nội dung và lời dẫn MC chi tiết, lời dẫn, lời phát biểu, kịch bản talkshow, kịch bản phỏng vấn (nếu có) trong sự kiện.
• Lên kịch bản thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình led theo thời gian thực trong sự kiện.
• Lập hồ sơ xin tài trợ (nếu có).
• Lập bảng phân công cho ekip chuẩn bị trong sự kiện.
• Lập bảng phân công và các vị trí cho ekip thực hiện chương trình.

3. Chuẩn bị:

• Thuê địa điểm tổ chức.
• Thiết kế các ấn phẩm, in ấn, banner, quà tặng.
• Gửi thiệp mời cho khách hàng, người tham gia sự kiện.
• Chuẩn bị danh sách đại biểu, người phát biểu, danh sách khách mời.
• Chuẩn bị các thiết bị bao gồm: sân khấu, âm thanh, ánh sáng, decor, trang trí, standee, hiệu ứng sân khấu, pháo, khói lạnh, bục phát biểu, hoa cài áo, barrier, hoa, trang phục biểu diễn. Có thể thuê thêm nhà cung cấp bên thứ 3 nếu thiếu.
• Chuẩn bị book nhân sự: nhân sự biểu diễn như nghệ sĩ, diễn giả, mc, pg, lễ tân thực hiện chương trình, nhân sự thực hiện chương trình và nhân sự bảo vệ sự kiện. Có thể nội bộ hoặc thuê bên ngoài.
• Chuẩn bị về âm nhạc: nhạc đón khách, nhạc đại biểu, nhạc chờ, âm nhạc trong các tiết mục biểu diễn, các visual trong các tiết mục biểu diễn.
• Chuẩn bị về video trình chiếu, nội dung trình chiếu.
• Book quay phim, chụp hình cho sự kiện.
• Trang bị các thiết bị y tế, ekip, vật dụng chữa cháy, xe chữa cháy trong sự kiện.
• Chuẩn bị cho buổi tổng duyệt, thường là buổi chạy thử sự kiện diễn ra trước sự kiện. Bao gồm: khớp nhạc, khớp kịch bản MC, khớp các tiết mục biểu diễn trực tiếp trên sân khấu và hiệu ứng âm thanh, chọn nhạc, video trình chiếu trước khi chương trình diễn ra, fix vị trí đặt bục phát biểu.

II. Giai đoạn thực hiện:

1. Setup:

• Lắp đặt khu vực check in, sân khấu, booth chụp hình, barrier dẫn đường.
• Lắp đặt sân khấu, âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng sân khấu và các thiết bị sự kiện khác.

2. Đón khách:

• Sẵn sàng cho âm nhạc hoặc ban nhạc, biểu diễn đón khách.
• Sãn sàng cho an ninh làm việc đảm bảo sự kiện.
• Lễ tân và ban tiếp đón: đón khách hướng dẫn khách mời, chụp hình check in, ngồi vào bàn và vị trí.

3. Giai đoạn diễn ra sự kiện:

• MC voice off, mời khách mời vào khán phòng và ổn định vị trí để sự kiện diễn ra.
• Hiệu chỉnh, xử lý các thiết bị sự kiện: như mic, âm thanh, ánh sáng, led, khói, các hiệu ứng sân khấu đảm bảo âm nhạc, ánh sáng diễn ra theo đúng kịch bản chương trình.
• Giám sát và điều phối các hoạt động và nhân sự diễn ra trên sân khấu như phát biểu, biểu diễn nghệ thuật, thuyết trình.

III. Giai đoạn sau sự kiện

• Thu dọn thiết bị, vật liệu tại sự kiện và bàn giao mặt bằng.
• Đánh giá kết quả, KPI, ROI, doanh số, chi phí phát sinh.
• Thu thập phản hồi của khách hàng.
• Trao các phần quà theo danh sách của chương trình.
• Gửi lời cảm ơn đến khách hàng, nhà tài trợ.

6. Những lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công và tránh rủi ro

Để tổ chức một sự kiện thành công cần lưu ý những điểm sau:

• Xử lý thật kỹ, chi tiết cho giai đoạn chuẩn bị trong sự kiện.
• Xử lý và đảm bảo về mặt mỹ thuật tối đa cho các ấn phẩm trong sự kiện.
• Lựa chọn kênh quảng bá sự kiện hiệu quả, tiết kiệm chi phí.
• Lựa chọn ekip chuyên nghiệp, có kinh nghiệm điều phối nhiều sự kiện.
• Lựa chọn nhân sự phù hợp đem lại hiệu ứng và cảm xúc tốt cho khán giả.
• Lựa chọn nhà cung cấp tốt, supplier thiết bị đã có nhiều kinh nghiệm trong sự kiện.
• Luôn có kế hoạch cho các rủi ro, y tế và bảo vệ của sự kiện.
• Phát sinh là điều khó tránh khỏi trong sự kiện, luôn có phương án chuẩn bị kịp thời cho những phát sinh này.